Уход главного бухгалтера — это всегда стрессовая ситуация для собственника. Человек, который контролировал все финансовые потоки и налоги, покидает компанию. В каком состоянии он оставляет дела? Нет ли в базе 1С «мин замедленного действия» в виде налоговых разрывов или неучтенной первички?
Просто поверить на слово и подписать обходной лист — рискованно. Чтобы обезопасить себя и нового сотрудника, собственники всё чаще решают провести инициативный аудит перед финальным расчетом.
В этой статье разбираем, как правильно организовать передачу дел, какие риски искать и как защитить бизнес от ошибок прошлого.
Главный бухгалтер — это материально ответственное лицо. Однако после увольнения привлечь его к ответственности за старые ошибки становится крайне сложно.
Если не провести ревизию, вы рискуете столкнуться с проблемами уже через пару месяцев после увольнения сотрудника. Вот типичные риски при смене главного бухгалтера из нашей практики:
Процедура передачи дел не регламентирована жестко одним законом, но сложилась четкая практика, которая защищает интересы компании. Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера включает три обязательных этапа.
Директор подписывает приказ о приеме-передаче дел. В нем указываются: сроки передачи, состав комиссии (обычно директор, аудитор и новый бухгалтер) и дата проведения инвентаризации.
Обязательный шаг согласно Приказу Минфина РФ № 34н (п. 27). Проводится инвентаризация при смене материально ответственных лиц. Нужно пересчитать не только деньги в кассе, но и проверить дебиторскую/кредиторскую задолженность.
Частая ошибка: формальное подписание актов без реальной сверки с контрагентами.
Это главный документ, который фиксирует состояние учета. Акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера должен содержать:
Не всегда расставание проходит гладко. Рассмотрим ситуации, когда риски максимальны.
Бывает, что сотрудник пишет заявление «по собственному», отрабатывает 2 недели и просто уходит, отказываясь подписывать акты. Или, что хуже, удаляет базу 1С или забирает «первичку».
Что делать?
Если база уничтожена или в ней хаос, вам потребуется услуга по восстановлению бухгалтерского учета. Аудиторы соберут данные заново на основе банковских выписок и запросов контрагентам.
Если смена директора и главного бухгалтера происходит одновременно (например, при продаже бизнеса или смене команды собственником), контроль теряется полностью. В этой ситуации аудит обязателен на 100%. Новая команда не должна отвечать за ошибки бухгалтера при увольнении старой гвардии.
В ходе проверки мы часто находим то, что скрыто от глаз директора. Вот таблица расхождений «Ожидание / Реальность»:
| Что видит директор | Что находит аудитор (Реальность) |
|---|---|
| «У нас прибыль, платим дивиденды» | Прибыль «бумажная», активы завышены за счет неликвида и плохих долгов. |
| «На складе товаров на 10 млн» | Товаров нет, они списаны или украдены, но числятся на балансе (инвентаризация не проводилась годами). |
| «Дебиторка в норме» | Висят долги фирм-однодневок, которые уже ликвидированы. Срок взыскания пропущен. |
| «Подотчет чистый» | На директоре или сотрудниках висят миллионы, выданные «под отчет» и не закрытые документами. |
Комплексная проверка при смене главбуха. Разграничим ответственность и найдем ошибки.
Если база 1С повреждена, удалена или учет не велся. Соберем данные заново.
Глубокая проверка налогов. Выявим «скелеты в шкафу» до того, как это сделает ФНС.
Пока вы ищете нового сотрудника, мы подхватим учет, чтобы бизнес не остановился.
Следите за обновлениями
Анонсы статей, кейсы, недельные и месячные дайджесты законов.
Подписаться на канал →Цены
О компании
Главная